Subit behandler personoplysninger på vegne af skoler, dagtilbud og kommuner. Vi forstår, at den opgave kræver tillid – og vi arbejder hver dag for at gøre os fortjent til den.
Når en kunde anvender Subits planlægningssystem, er kunden dataansvarlig, og Subit er databehandler. Vi behandler alene personoplysninger efter den dataansvarliges instruks og inden for rammerne af den databehandleraftale, der indgås mellem kunden og Subit i forbindelse med aftaleindgåelse.
Subit får årligt udarbejdet en uafhængig ISAE 3000-erklæring, der dækker kontroller rettet mod databeskyttelse og behandling af personoplysninger. Erklæringen udarbejdes af PwC og bekræfter, at vores kontroller er hensigtsmæssigt udformet og fungerer effektivt i den periode, erklæringen dækker.
Erklæringen er tilgængelig for nuværende kunder og potentielle kunder under fortrolighed. Kontakt os, hvis du ønsker at modtage et eksemplar.
GDPR-compliance er prioriteret af ledelsen og indgår som et fast punkt i vores drift. Vi har en dedikeret compliance-funktion, der støtter ledelsen i risikoanalyser, politikker, kommunikation og træning – og som er ansvarlig for gennemførelsen af vores årsplan for compliance-aktiviteter.
Systemet er bygget med dataminimering for øje. Vi arbejder i videst muligt omfang på strukturerede data, og dér hvor ustrukturerede oplysninger behandles – f.eks. fritekstfelter – er der implementeret ekstra beskyttelse i form af kryptering.
Vi har en samlet persondatapolitik og sikkerhedspolitik, som regelmæssigt revideres. Alle medarbejdere, der behandler personoplysninger, gennemgår målrettet GDPR-træning, testes og bliver internt certificeret. Træningen gentages løbende for at fastholde et højt vidensniveau.
Vores indsats for databeskyttelse tager udgangspunkt i en risikovurdering med fokus på de registreredes rettigheder. Risikovurderingen revideres mindst en gang årligt og ligger til grund for, hvilke tekniske og organisatoriske foranstaltninger der prioriteres.
Som databehandler er Subits kontroller designet til at fungere sammen med en række forpligtelser, som ligger hos den dataansvarlige – herunder at sikre juridisk hjemmel for behandlingen, informere de registrerede, holde data ajour, vedligeholde brugeradgange i systemet og indberette sikkerhedshændelser til Subit. Disse forpligtelser uddybes i databehandleraftalen.
Alle kunder indgår en databehandleraftale med Subit, som beskriver instruks, formål, omfang og varighed af behandlingen. Aftalen kan rekvireres ved henvendelse til os.
Har du spørgsmål om vores arbejde med GDPR og compliance – eller ønsker du at modtage vores ISAE 3000-erklæring – er du velkommen til at kontakte os på [email protected].